De complexe en grote opgaven van de stad vragen om een ambtelijke organisatie met aanpassingsvermogen. Wij ontwikkelen ons in de komende jaren verder op de volgende onderwerpen:

• Een lerende organisatie waar medewerkers in en van het werk en van elkaar leren en reflecteren op proces en resultaat
• Integraal samenwerken langs de opgaven.
• Het versterken van strategisch vermogen en dit te koppelen aan daadkracht

Bewustzijn van het politiek proces

Leidinggevenden hebben een sleutelrol in de ontwikkeling van de organisatie. Zij sturen medewerkers aan en coachen hen in het gewenste gedrag. Daarom bereiden wij een leiderschapstraject voor.

Doel 2: De organisatie van Zaanstad zoekt actief het contact met de stad

De organisatie zoekt in het werk steeds meer de verbinding met inwoners en partners. Of dit nu is in het kader van burger- en/of overheidsparticipatie, dienstverlening of juridische procedures. Een open gesprek op basis van gelijkwaardigheid, met respect voor elkaars belangen en met de intentie om dilemma’s beter te begrijpen zien wij als voorwaarde om als gemeente goed te functioneren. Wij stellen ons toegankelijk op en proberen er samen uit te komen. Soms kan niet aan alle verwachtingen worden voldaan of kan niet iedere wens worden ingevuld. In dat geval zijn we ook duidelijk en liever eerder dan later om geen verwachtingen te creëren die we niet kunnen waarmaken. In het contact kan soms spanning optreden en in het geval van handhaving is dat soms onvermijdelijk. Wij beschermen en ondersteunen onze medewerkers waar nodig.

De gemeente Zaanstad wil de stad samen met inwoners, ondernemers en partners vormgeven. Dat vraagt om een organisatie die zijn ogen en oren open heeft voor de buitenwereld en daarop aansluit in beleid en uitvoering. Dat vinden we niet altijd makkelijk. Toch blijven wij het het gesprek tussen medewerkers met de stad aanmoedigen, zowel bij beleidsontwikkeling als bij individuele vraagstukken. Het is van belang ook bij spanningen daarin niet terughoudend  te zijn en toegankelijk te blijven door het contact te blijven opzoeken.

Doel 3: De organisatie van Zaanstad stuurt op betrouwbaarheid van haar handelen

In ons werk hebben we oog voor de diverse belangen, de omgeving en kaders. De wijze van sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden, is gericht op een effectieve en efficiënte realisatie van de strategische, tactische en operationele doelstellingen binnen de geldende wet- regelgeving. Hierbij maken we bewuste keuzes over dilemma’s, kansen en risico’s. En borgen we transparante besluitvorming met oog voor de consequenties en risico’s en hoe deze te managen.

Een deel van onze werkzaamheden is stuur- en beheersbaar via stabiele en voorspelbare processen. Continu inzicht in processen en de risico’s binnen deze processen is belangrijk en procesmanagement helpt ons daarbij. Daarnaast staat de organisatie voor opgaven waarvan niet altijd helder is hoe we deze kunnen realiseren, welke partijen we daarbij nodig hebben en wat de tussenstappen zijn naar realisatie. We vergroten het risicobewustzijn en lerend vermogen om ook bij ongestructureerde vraagstukken tot weloverwogen keuzes te komen.

Volgende stap in informatiebeveiliging en privacybeleid
De governance (besturingswijze, beheersing, verantwoording en toezicht) rond informatiebeveiliging en privacy is ingeregeld. De volgende stap is het ontwikkelen van strategisch beleid. We worden steeds afhankelijker van digitale processen met vaak vertrouwelijke gegevens. Daarom  is het belangrijk dat we als gemeente uitdragen hoe we de verantwoordelijkheid nemen rond het beschermen van die gegevens.

Beveiliging gegevensbronnen voor privacy
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt dat de organisatie zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens. We maken de kans op onzorgvuldig gebruik zo klein mogelijk. Recent is een systeem ingericht dat de toegang van ambtenaren tot gegevensbronnen regelt en controleert. Per rol wordt toegang verleend tot gegevensbronnen die nodig zijn voor het werk.
Een gegevensbron zoals een uitkeringssysteem bevat echter vaak meer gegevens dan een specifieke ambtenaar voor zijn werk nodig heeft. Als volgende stap ontwikkelen we daarom een innovatief systeem waarmee de toegang kan worden beperkt tot een deel van de gegevens. Een gemeente beschikt over tientallen gegevensbronnen, in 2020 willen we dit voor de eerste realiseren.

Rechtmatigheidsverantwoording
Betrouwbaarheid van ons handelen blijkt uit goedkeuring van de jaarrekening.
Wij bereiden ons voor op de wetswijziging rechtmatigheidsverantwoording.Deze wetswijziging betekent dat het college vanaf het boekjaar 2021 zelf verantwoording gaat afleggen over de financiële rechtmatigheid in de jaarstukken. Nu geeft de accountant nog een verklaring af over de getrouwheid en de rechtmatigheid bij de jaarrekening.  De nieuwe rechtmatigheidsverantwoording wordt ondertekend door het college en besproken met de raad. De verantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening.

Wet open overheid
De wet open overheid (Woo) gaat over toegankelijkheid van overheidsinformatie. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Deze wet vervangt op termijn de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). In 2020 brengen wij in kaart in hoeverre wij onze dienstverlening, processen en systemen op deze wet moeten aanpassen.

Doel 4: De organisatie van Zaanstad heeft een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering

Wij willen door onze bedrijfsvoering maatschappelijk impact maken en zelf doen wat wij van onze inwoners en ondernemers vragen als het gaat om duurzaamheid en goed werkgeverschap. Daarmee kan Zaanstad een voorbeeldfunctie vervullen.

Een maatschappelijke verantwoorde bedrijfsvoering gaat over twee onderwerpen. Enerzijds de gemeente in de rol van opdrachtgever die ambities wil realiseren op het vlak van maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). Deze zijn vastgelegd in het Manifest MVI en specifiek voor circulair inkopen en opdrachtgeverschap (vastgelegd in de intentieverklaring vanuit de Metropoolregio Amsterdam (MRA). Anderzijds gaat maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering over het betrekken van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt waarbij de gemeente als grote werkgever optreedt.

SROI
Als we inkopen willen we dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt worden betrokken. Tot nu toe deden we dat vaak door social return on investment (SROI) afspraken te maken. Dat betekent dat je bij het verlenen van een inkoopopdracht de verplichting opneemt tot  het betrekken van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Vanuit ervaringen in het land zien we de laatste tijd dat er meer mogelijk is via sociaal inkopen (inkopen bij sociaal ondernemers) dan via social return.

De aanbestedingswet geeft publieke organisaties de mogelijkheid om voor sociaal inkopen te kiezen. In 2020 gaan we daarom kijken naar inkoopmogelijkheden bij erkende sociale ondernemingen en bij Werkom.

Daarnaast maken we de administratie rondom social return voor werkgevers makkelijker. Zaanstad implementeert in 2019 het online systeem Wizzr voor registratie en monitoring en gaat dit systeem in 2020 hanteren. We willen dit ook regionaal toepassen. Dit levert eenduidigheid en vereenvoudiging voor werkgevers op.

Strategische keuze vorm opdrachtgeverschap
Zaanstad versterkt haar opdrachtgeverschap door in 2020 op basis van een afwegingskader bij vraagstukken een bewuste keuze te maken in het type opdrachtgeverschap.

Organiseren we het werk als Zaanstad zelf met eigen medewerkers of via een gemeenschappelijke regeling? Of past het beter om een bepaalde activiteit buiten Zaanstad te laten plaatsvinden onder regie van Zaanstad middels inkoop of subsidie?

Duurzaamheid
We willen als opdrachtgever het potentieel aan duurzaamheid benutten. Bij iedere Europese aanbesteding wordt met de markt gekeken welke duurzame mogelijkheden er bestaan voor een bepaald product of dienst. Haalbare mogelijkheden zetten we uit in de markt.

In 2020 zetten we een communicatiecampagne in over duurzaam inkopen binnen de organisatie en helpt de afdeling Inkoop en subsidies opdrachtgevers bij het maken van duurzame (inkoop) afwegingen.

In samenwerking met de MRA is Zaanstad kartrekker op een aantal duurzame inkooptrajecten die in regionaal verband collectief worden aanbesteed. Duurzame initiatieven worden door de schaalgrootte en collectiviteit haalbaarder en aantrekkelijker.

In 2020 willen we de facilitaire dienstverlening verder verduurzamen. We richten de aandacht vooral op het verminderen van producten voor eenmalig gebruik. Daarnaast onderzoeken we in 2020 hoe  we het aflopende multi service contract (schoonmaak, catering, beveiliging)  duurzaam willen invullen.  

Duurzame inzetbaarheid van medewerkers
We willen oudere medewerkers fit houden. Dit doen we vooral bij medewerkers bij Openbare ruimte die fysiek zwaarder werk verrichten. Dit doen wij door actief bevorderen van doorstroom, het investeren in vakbekwaamheid, job carving (het aanpassen van een takenpakket), en maatwerk oplossingen voor medewerkers waar dit nodig is. Wij investeren ook in het overdragen van kennis en inzet op instroom van leerlingen. Daarnaast zijn wij bij Openbare ruimtel actief om medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten en zien hiervoor ook waardering vanuit de stad. Ook elders in de organisatie passen wij genoemde instrumenten toe.

In heel Nederland is het verzuim bij (politieke) organisaties hoog. Ook het verzuim bij Zaanstad is hoog (in2018 was 6,1%, in vergelijking met andere 100.000+gemeenten 5,6%. Opvallend is de categorie extra lang verzuim, die met 1,7%  hoger is dan gemiddeld). Dit heeft veel aandacht en interventies zijn en worden gedaan. Toch heeft dit nog niet geleid tot een duidelijke verlaging van het verzuimpercentage. Inzetbaarheid van medewerkers blijft daarom de komende periode speerpunt. We brengen extra focus aan door een projectteam in te zetten dat de organisatie ondersteunt in het verlagen van het verzuim. Het team versterkt casemanagement en samenwerking met de Arbodienst en geeft aandacht aan training en intervisie.  In 2020 streven we naar een verzuim van 5,4%.

Doel 5: De organisatie van Zaanstad werkt aan haar voorbeeldrol als inclusieve organisatie. Wij investeren in diversiteit voor betere oplossingen bij maatschappelijke vraagstukken

Wij willen een organisatie zijn met een open en waarderende cultuur en die een afspiegeling kan zijn van de stad. Daardoor zijn wij in staat om onze inwoners en ondernemers beter te begrijpen. Zaanstad werkt aan maatschappelijke vraagstukken vanuit een veelheid aan verschillende invalshoeken vanuit de overtuiging dat dat meerwaarde heeft. Diversiteit leidt tot betere oplossingen die breder gedragen worden in de stad. Naast de maatschappelijke vraagstukken geldt dit ook voor de medewerkers die zichtbaar in de wijken werken en werken in onze dienstverlenende processen.

Wij investeren in diverse werving-strategieën gericht op een specifieke doelgroep om de diversiteit aan instroom te optimaliseren. Daarnaast investeren wij in professioneel (gericht op competenties) selecteren. Leidinggevenden worden hierin getraind. Samen met een groep ambassadeurs uit de organisatie werken wij stapsgewijs en lerend van de ervaringen aan de verdere bewustwording over (het belang van) inclusiviteit.

Doel 6: De organisatie van Zaanstad benut de mogelijkheden van data gestuurd werken

Wij hebben inmiddels ervaring opgedaan dat slim omgaan met data leidt tot een gerichtere aanpak en betere resultaten voor inwoners. De potentie ten aanzien van data gestuurd werken is enorm. Denk aan schonere straten, veiliger buurten en betere voorzieningen. Maar hoe benut je die potentie en kom je daadwerkelijk tot de betere resultaten op basis van data? In Zaanstad wordt met veel ambitie gewerkt aan een concrete resultaten om betere keuzes te kunnen maken. De benodigde expertise en systemen zijn grotendeels aanwezig, het draait nu vooral om de cultuurverandering om beschikbare data veel beter te benutten.

Het afgelopen jaar hebben we een enorme stap gemaakt in het toegankelijk maken van data en we gaan daar de komende jaren mee door. We gebruiken deze data bij maatschappelijke vraagstukken als ondermijning, woningbouw en onderwijs.

Daarnaast is het een belangrijke opgave om medewerkers op te leiden zodat zij beschikbare data optimaal gaan inzetten in hun dagelijks werk. Dat is een meerjarige opgave. Wij gaan medewerkers groepsgewijs leren hoe zij data-analyses kunnen gebruiken in hun dagelijkse werk. Zo kunnen zij bij maatschappelijke vraagstukken het juiste beleid ontwikkelen of de effectiviteit ervan meten.

Voor de complexere maatschappelijke vraagstukken, zoals op het gebied van veiligheid, duurzaamheid en onderwijs, is samenwerking met andere gemeenten en publieke organisaties essentieel. Hiervoor is een Data Lab ontwikkeld waar gezamenlijk gewerkt wordt aan maatschappelijke vraagstukken op basis van data. In 2020 willen we voor circa vijf complexe maatschappelijke vraagstukken tot betere oplossingen komen.